Ha eddig nem volt online a céged, most vagy épp az utolsó utáni pillanatban, hogy átalakítsd. Most van az a perc, hogy a kifogásaid elfogytak, viszont a kérdéseidre bőven akad válasz. Ebben a cikkben azzal igyekszünk segíteni, hogy összeszedjük, hogyan használhatod a digitális technológiát, ha otthoni munkára kényszerültek a kollégák, ha távoktatást kell hirtelen varázsolni az iskolába, ha megoldhatatlan problémának tűnik a hirtelen gyerekfelügyelet.

A cikk első felében kisvállalkozásoknak, üzleteknek nyújtunk tanácsokat arra, hogyan költözzenek a netre, hogy megtarthassák, vagy éppen a közelgő fellélegzés idejére bebiztosítsák üzletüket, vásárlói bázisukat.
A cikk második felében pedig (“Hogy áll a céged a digitalizációval?”) a nagyobb cégeknek, startupoknak, intézményeknek (így például iskoláknak) adunk olyan tanácsokat, amelyekkel a folyamataikat nagyon gyorsan átköltöztethetik az online térbe.

Nem baj, hogy ha éppen most kényszerültél rá arra, hogy a netre költözz: mindannyian egy cipőben járunk. Ez üzletileg most nem olyan verseny, amit a konkurensekkel vagy a pénzügyi tervvel vívunk, hanem az idővel a fennmaradásért, és minél hamarabb lépsz, annál jobb.

Ennél több szót ne vesztegessünk erre, hisz nem véletlenül olvasod ezt a cikket. Kezdjük a legalapvetőbbel: a kommunikációval.

Ha üzletet, boltot, pékséget vagy hasonlót üzemeltetsz, jó eséllyel a személyes kontaktus a legerősebb értékesítési, bizalomerősítő és kommunikációs csatornád. Ennek most vége, és még ha csak néhány hétről vagy hónapról beszélünk is, már látod: nem vehető félvállról, mert igen, bármikor bekövetkezhet, ami bekövetkezett, hogy az offline kommunikáció és üzletemenet egyik percről a másikra megszűnik.

Ne pánikolj, az élet nem áll meg, és az üzlet sem. Inkább kezdjük el megválaszolni a kérdéseket.

Mennyire ér el a vásárlód online? És te őt?

Google Cégem (Google My Business)

Az első lépésed, amit akár 10 perc alatt elvégezhetsz, hogy tájékoztatod a létezésedről a Google-t. Még mindig rengetegszer bosszankodok egy rendes hétköznapon is, ha nem tudom, meddig van nyitva egy szupermarket egy ünnepnapon, hogy a trafik még mindig éjjel-nappali-e, vagy ha hirtelen nem találom a fodrász címét, és egy Messenger-beszélgetésből kell visszakutatnom.

Most pedig éppen a messze nem rendes hétköznapokat kezdtük meg, és egy ideig velünk is fognak maradni. 

Tehát irány a Google felülete, és adj meg minden adatot, lehetőleg azokat rendszeresen frissen tartva  a szinte napról napra változó helyzetnek megfelelően. Soha nem volt még ilyen fontos, hogy az embereknek pontos információik legyenek arról, az éppen fontos árukat és szolgáltatásokat hol, hogyan, meddig szerezhetik be.

Weboldal 

Ha nincs saját felületed, most szó szerint létfontosságúvá vált, hogy megteremtsd. Akinek eddig el tudtad mondani, vagy a kirakatban, ablakban meg tudta nézni, mid van, ki vagy, mik az aktualitások, most otthon fog ülni. Jó eséllyel sajnos te is.

Ez nem jelenti azt, hogy az élet leáll. Ha eddig volt egy jól menő offline üzleted, vállalkozásod, a terméked nem vált szükségtelenné, legfeljebb nagyon rövid időre irrelevánssá.

A következő pontokban részletesen kitérek erre, de csak néhány szempont, amit szinte azonnal megvalósíthatsz az oldaladon, és igen jó szolgálatot tesznek:

• Azonnali, folyamatos, plusz kommunikációs csatorna a vevőid felé.
• Az azonnali tájékoztatás lehetősége.
• Rendelésfelvétel.
• Időpontfoglalás.
• A láthatóságod növelése (vagyis a vásárlói bázisod bővítése).
• A márkád (akár személyes márkád) építése úgy, hogy az offline-nál többszörte hatékonyabb legyen.

Saját domaint (webcímet), egy alap tárhelyet (ahová maga a weboldal feltelepíthető), magát a telepítést gyakorlatilag minden hosting szolgáltatónál percek alatt foglalhatsz minimális költséggel, ehhez pedig tisztességes helyeken ingyen jár a feltelepített weboldal-motor (jellemzően WordPress) is. Jellemzően magához a weboldal kialakításához is kérhetsz és kapsz segítséget, akár a teljes megvalósítás szintjén.

Egy jó tanács: amikor az oldalad szövegezed, figyelj a keresőoptimalizálásra (avagy SEO-ra). Ezt még laikusként is megteheted akár úgy, hogy a Google Trends szolgáltatásban ellenőrzöd a neked releváns, a szolgáltatásoddal összefüggő kifejezéseket, szavakat, amikre a Google-ben rá is kereshetnek az emberek, és ezeket használod a honlapodon (lehetőleg nem természetellenesen sokszor, csak hogy éppen érzékelhetőek legyenek).

De abban is biztos vagyok, hogy a következő hetekben rengeteg SEO-ügynökség fog ingyenesen segítséget biztosítani ehhez, tartsd nyitva a szemed.

Rendelésfelvétel

Ha van egy WordPress weboldalad, arra szinte időt sem vesztve telepíthetsz egy olyan kiegészítőt, ami lehetővé teszi, hogy a termékeidet online megrendeljék, hogy követni tudd a rendeléseket, hogy online fizessék ki a vételárat a vásárlók – gyakorlatilag egy webshopot.

A WordPress esetében a legnépszerűbb ilyen platform a WooCommerce, de közel sem az egyetlen. Viszont azon a szinten, ami a webre költözés időszakában kell, tökéletes, mert egyszerűen kezelhető, ingyenes, és a szakértő, aki a tárhelyedet létrehozta, fog tudni segíteni a beüzemelésében is.

Ha a terméked még megvan raktáron vagy épp elő tudod állítani, és ki is tudod szállítani, akkor ez lehet a legjobb esélyed arra, hogy ne álljon le az értékesítés akkor sem, amikor már szinte senki nem hajlandó az utcára lépni azért sem, hogy vásároljon.

Push üzenetek

Telefonra, vagy akár az asztali gép böngészőjébe nem csak nagy hírportálok küldhetnek üzenetet, ha van egy weboldalad, te is bármikor megteheted ezt.

Szintén a WordPressnél maradva (mivel ez a legegyszerűbb platform, amelyre költözhetsz) megteheted azt, hogy egy egyszerű bővítményt telepítve engedélyt kérsz az üzenetküldésre, majd ugyanolyan értesítést küldhetsz ki, amikor éppen tetszik.

Csak néhány példa, mikor jöhet ez jól:

• Ha újranyitsz, és erről szeretnéd, ha minél többen tudnának.
• Ha törzsvásárlókat akarsz tájékoztatni.
• Ha közérdekű információt szeretnél te is terjeszteni.
• Ha később rendezvényt, programot szervezel, hogy fellendítsd az üzletet.
• Ha a weboldalon új funkciót, például online rendelést vezetsz be.
• Ha valamilyen nehézség adódik – például nem tudsz kiszállítani.
• Ha új tartalmat teszel közzé, ami hasznos és releváns (pl. hogyan eddz otthon, hogyan vágj hajat annak, akivel otthon vagy, hogyan készíts egészséges menüt a tartós élelmiszerből, hogyan tanítsd otthon a gyereked és így tovább).

E-mail-lista építése, belső levelezés és ügyfélszolgálat

Ez egyszerre tanács mikrovállalkozásoknak és multiknak, akik most tanulják az otthoni munkát.

Ha bejegyzel egy webcímet és készítesz egy weboldalt, azzal együtt azonnal a rendelkezésedre áll egy sor e-mail-cím, amit arra használhatsz, hogy a kommunikációt fellendítsd. 

Ebben az esetben például az info@cegnev.hu e-mail -címet közösen kezelheted a kollégákkal, folyamatosan kapcsolatot tarthatsz az ügyfeleiddel, partnereiddel, vásárlóiddal, akik kérdéseket tesznek fel, problémákkal fordulnak hozzád. 

Ehhez IMAP kapcsolatot vagy webmail platformot használhatsz, és akár tucatnyian tudnak ugyanazon dolgozni.

Elkezdhetsz e-mail-listát is építeni. Egy sor olyan szolgáltatást próbálhatsz ki, amelyekkel egyszerűen és gyorsan készíthetsz feliratkozó űrlapokat, felugró ablakokat, egész aloldalakat (Mi például kiemelten szeretjük a MailerLite rendszerét, nem csak azért, mert ingyenes, hanem mert még laikusok számára is könnyen kezelhető úgy, hogy egy nagyválallat igényeit is bármikor kiszolgálja. Nem, nem kapunk tőlük ezért jutalékot, egyszerűen jók.)

Az e-mail-címek emellett arra is jók, hogy a kollégáiddal folyamatosan kapcsolatot tarthass, és ehhez ne kelljen Messenger vagy chat szolgáltatás, hogy megbeszélhessétek az aktuális helyzetet, intézkedéseket.

Online foglalási rendszer

Ha az üzleted eddig arra alapult, hogy időpontot foglaltak nálad, hogy megbeszélésekre jártál, értékesítettél, nos ennek személyesen most vége. De nem magának az üzletnek.

Érdemes felkészülnöd arra, hogy a válságnak vége lesz, hogy a foglalások, időpontok újra fel fognak tűnni. Nem mellesleg lehetséges, hogy olyan szakmában dolgozol, ahol akár online is tudsz szolgáltatást nyújtani, csak éppen ez korábban abszurd gondolatnak tűnt, most pedig szükségletnek.

Ilyen a személyi edző vagy a jógaoktató, ilyen lehet a táplálkozási tanácsadó vagy az értékesítő, a magántanár és ezer egyéb szakma.

Ilyen esetben a Microsoft Bookings például nagy segítségedre lehet – mellesleg a helyzetre való tekintettel a Microsoft éppen a napokban bővítette ki a teljes Office 365 csomag (aminek ez is része) ingyenes időszakát teljes 6 hónapra.

A Bookings segít átláthatóvá tenni a foglalásaid, meghívót küld, lehetőséget ad arra, hogy automatikusan egyeztess a klienseiddel vagy partnereiddel (weboldalba vagy e-mail-be is ugyanúgy beágyazható a foglalási felület), értesít, ha közeleg az időpont és így tovább. Jó szívvel ajánlom.

Szervezd meg a munkát: a CRM

Akár a saját feladataidat akarod megszervezni, akár egy egész csapatét, egy sor lehetőséged van arra, hogy ezt online, egyszerűen és nem mellesleg ingyen megtehesd. Néhány lehetőség erre, amit akár pár percen belül használni kezdhetsz:

• Toggl: akár percre pontosan követheted, mivel mennyi időt töltesz, projektekre, emberekre, részfeladatokra felosztva. Hasznos lehet, ha rutint kell váltanod, és hirtelen home office-ba kényszerülsz, vagy akár teljesen új üzleti modellen kell elkezdened dolgozni..
• Odoo: nagyvállalatoknak ideális megoldás, sokkal komplexebb rendszer, viszont kiválóan alkalmas nem csak az időkövetésre, de egy sor egyéb integráció révén szinte bármilyen CRM-szintű feladatra.
• Asana: ingyenes, kifejezetten kezdők és kisebb csapatok számára ideális felület, bár nagyobb cégeket is képes kiszolgálni. Tippeket is olvashatsz tőlük arról, hogyan használhatod a leghatékonyabban a járvány, a korlátozások idején.
• Trello: saját, illetve kisebb csapat munkájának megszervezéséhez lehet jó, de akár ügyfelekkel, partnerekkel közösen is használhatod, hogy összeegyeztessétek a feladatokat. A jellemző adminisztrációs felületektől eltérően egyszerűbb, drag&drop rendszerű, adott esetben ez sokkal nagyobb kényelmet jelenthet.
• Slack: tökéletes kapcsolattartásra a csapatoddal akár karantén, akár rendes irodai munka alatt (tudom, mert most is ezt használom, és eddig is ezt használtuk). Csoportokat tudsz létrehozni benne, fájlokat megosztani, értesítéseket kapsz az üzenetekről, ha beállítod, külön workspace-eket hozhatsz létre.

Mindezekkel megszervezheted a cégen belüli régi és új folyamatokat, a rendeléseket, az ügyfelekkel közös projekteket – de akár a mindennapi életedet is, ha új rendszerezőelv szükséges.

És akkor innen nagyon figyeljenek a nagyvállalatok, iskolák, intézmények is…

Hogy áll a céged a digitalizációval?

Eddig csak arról beszéltünk, hogyan költöztesd a céged a netre, ha semmilyen vagy elhanyagolható jelenléted volt eddig. Most beszéljünk arról, mi történik, ha eleve használod az online technológiákat, csak éppen kevésbé bíztál bennük vagy hagyatkoztál rájuk eddig. 

Tudunk olyan cégről, ahol egyszerűen képtelenek teljes home office-t elrendelni, mert minden fontosabb irat csak offline van meg, a fájlok pedig kizárólag a helyi szerveren érhetőek el, így legalább egy munkatársnak most is egyedül be kell taxiznia, különben nincs ügymenet.

Általában a digitalizáció elmaradása mögött bizalmi megfontolások, pontosabban a bizalom hiánya állnak, és a megszokás. Inkább egy zárható szekrényben legyenek az iratok, ne szivárogjon ki a felhőből, a szervert ne törhessék fel és lophassák el az adatokat, a számlát postán küldjük ki, az a biztos, ha megvan papíron. Ismerős, igaz?

Akkor formáljuk ezt a szemléletet egyszerre 21. századivá és karantén-kompatibilissé.

Közös munka és biztonságos adattárolás

A céges dokumentumok, szerződések, irányelvek, ügyfélanyagok tárolását bőven meg lehet oldani online tárhelyen úgy, hogy az biztonságos legyen, ne kelljen felhőszolgáltatóhoz se fordulni (bár ezek is biztonságosak) és a teljes kontroll a kezünkben maradjon.

Egy dedikált tárhelyen:

• A céges dokumentumok, sablonok, ügyfélanyagok úgy tárolhatóak, hogy a hozzáférés biztonságos, és csak ahhoz rendelt, akinek a cég kiadja (kollégák, ügyfelek, partnerek stb.)
• Bármikor szerkeszthetőek, akár multi/konkurens hozzáféréssel, vagyis biztosítja az együttműködést, a kollaborációt akár otthonról, akár a világ túlfeléről is – és adott esetben az irodában egymás mellett ülve ugyanúgy.
• Nem kell az ügyvéddel, könyvelővel, bérszámfejtővel találkozni, hiszen az anyagok online elérhetőek.
• Titkosított, nagy eséllyel sokkal biztonságosabb, mint az irodában használt közös WiFi.

Mindezt persze lehet fokozni is.

Abban, hogy a céged hatékonyan leküzdje a vírust és másfelől is biztonságban tudd az üzleti titkaid, pár hárombetűs rövidítés is nagy segítségedre lehet.

VPS (Virtuális Privát Szerver)

Mindegy, hogy egy íróasztal vagy egy kontinens választ el, egy VPS képes biztosítani a fent leírt biztonságos adattárolást és közös munkát – és minden egyéb online folyamatot.

99.95%-os rendelkezésre állással (ami alapvetőnek számít) kieséssel számolni nem kell a weboldal elérhetőségében, a fájlok hozzáférésében, vagy akár a belső kommunikációban. A titkosítás pedig adatközponti-szintű, ami a katonaitól alig marad el.

Ezzel együtt költséghatékony megoldás is, ami most különösen fontos lehet: mindig azt a kapacitást adja, amire éppen szükség van, pillanatok alatt skálázható (gyakorlatilag szó szerint), és az üzemben tartás, a gépek karbantartása, a rendszeradminisztrációs költségek mind az üzemben tartóra, vagyis az adatközpontra hárulnak.

Aki, mivel több ezer ilyen virtuális szervert üzemeltet, sokkal kisebb mértékben hárítja ezt át, mint amekkora költséget a saját hálózat üzemeltetése, vagy egy saját informatikus  jelent. Mellesleg az üzembe állítás legfeljebb 1 nap, de akár néhány perc alatt is megtörténhet, így az átállás gördülékeny és szinte azonnali lehet.

VPN (Virtuális Privát Hálózat)

Nagyobb cégeknél alapvető a biztonságos kapcsolat használata, ami gyakorlatilag a VPN szinonimája. Ez ma már hálózati távoli konfigurálással is könnyedén megoldható, és a csapat közösen, titkosított csatornán tud folyamatosan együtt dolgozni. 

Néhány ezer forintért be is állítható az anonimizált, tökéletesen titkosított kapcsolat a belső rendszerhez, a beállított routert mellesleg futárral úgy küldhetjük ki a kollégáknak (2-3 alkalmazottól akár több ezerig is skálázhatóan), hogy ehhez emberi kontaktus sem szükséges.

A sebesség semmi mástól nem függ, mint a szolgáltatódtól: adott esetben ugyanúgy használhatja gond nélkül egy, mint ötezer alkalmazott, korlátlan adatforgalommal, sőt akár külön hálózatok is gond nélkül összeköthetők.

Ideális arra, hogy egy cégen belül telepített szoftvert használj, de akár a belső rendszert is úgy, hogy eközben ne kelljen adatszivárgástól vagy éppen betöréstől tartani akkor sem, ha mindenki külön helyszínről (mondjuk otthonról) dolgozik.

Az egy, amit ebből jegyezz meg

Az élet nem attól áll meg, ha mindenkinek otthon kell maradnia. Képes vagy megtalálni azt az utat, ami a túléléshez, az új megoldásokhoz, a gondtalan munkavégzéshez vezet, amíg a rendkívüli helyzet véget nem ér – és ha ügyes vagy, ebből előnyt kovácsolhatsz úgy, hogy azt nem csak saját magad, hanem a közösséged, ismerőseid, kollégáid számára is teszed.

Ez ugyanis most az első: az ismerőseid, kollégáid, ügyfeleid, szeretteid, barátaid és vásárlóid, általában az emberek egészsége, biztonsága. Ha ez megvan, elkezdheted a céged, a vállalkozásod újragondolni, új alapokra helyezni – talán éppen ez segít a biztonság megteremtésében.

Teremtsük meg ezt együtt. A nehéz hónapokat közösen, egymást segítve, a modern technológia és az alapvető emberiesség elvei szerint túlélve közösen, és ha ez sikerült, a medence végén egy nagy levegővel bukkanhatunk majd elő.

Ha kérdésed, problémád van, bármikor kérj segítséget, most és a következő hónapokban is mindenkor foglalkozunk a kérdéseiddel, aggályokkal, problémákkal. Segítünk, hogy építkezz, túlélj és virágozz. Ez pátosz nélkül közös ügyünk.