Szintén gyakori kérdés, hogy a fenti 2 protokoll közül melyiket és hogyan érdemes használni a levelezéshez.

A kettő közötti lényeges különbség abban rejlik, ahogyan a leveleket kezelik. Lényegében létrehozható mindkét esetben a felhasználó számára a másik módszerhez hasonló működés. Alapbeállítás szerint azonban célszerű olyan módon választani közülük, hogy az a használat szempontjából a lehető legegyszerűbb és legkényelmesebb legyen.

Lássuk a főbb dolgokat, valamint az előnyöket és hátrányokat röviden:

• POP3:
  • Alap portszáma: 110
  • Általában letölti a leveleket a szerverről, majd letörli őket onnan. (Persze beállítható a törlés elhagyása is!)
  • Előnyei:
    • Offline is olvashatók a levelek minden esetben
    • A helyben lévő keresés gyorsabb, mint a szerveren való
  • Hátrányai:
    • Csak azon az eszközön elérhetők a levelek, ahova leszedtük őket.
    • Csak azon az egy gépen elérhető az elküldött levelek, piszkozatok és a törölt levelek mappa is
    • Ha sok levelünk van (akár több 10.000) , akkor a kliensek instabillá válhatnak
  • Mikor célszerű használni:
    • Rosszabb minőségű netkapcsolat esetén
    • Ha mi szeretnénk kezelni, rendszerezni és szűrni a leveleket a saját gépünkön

• IMAP:
  • Alap portszáma: 143
  • SSL kapcsolattal a 993-as portot használja
  • Általában arra használatos, hogy a helyi gépen lévő, illetve a szerveren megtalálható leveleket szinkronban tartsa. Képes mappákat is kezelni, s már a szerveren rendezni a leveleket a beállításoknak megfelelően.
  • Előnyei:
    • A levelek bárhonnan elérhetőek, nem töltődnek le, a kliens csak cache-eli őket. A kliens csak kapcsolódik a szerverhez, s azon végzi el a kért műveleteket.
    • Több eszközön (telefon, tablet, laptop, asztali gép stb.) is ugyanazt látjuk és használhatjuk
    • Kereshetünk a szerveren a levelek között
    • Lehetséges már a szerveren rendezni a leveleket a beállításoknak megfelelően
    • Akár nyilvános vagy megosztott mappákat is csinálhatunk
    • Nem foglalják a levelek a helyet az eszközökön. (Persze letölthetők, csak át kell állítani az alapbeállítást.)
    • Natívan támogatja a biztonságos bejelentkezést, akár SSL-lel is.
    • Webmailen is látjuk minden levelünket, ez hasznos lehet sokat utazóknak.
  • Hátrányai:
    • A levelek foglalják a szerveren lévő tárhelyet és beszámítanak a mentendő adatokba is.
    • Ha betelik a tárhely, akkor esetleg nem tudunk több levelet fogadni
    • Offline csak akkor tudunk levelet olvasni, ha külön beállítottuk a letöltésüket
  • Mikor célszerű használni:
    • Ha egy fiókhoz több kolléga is hozzá szeretne férni (Pl. info@cegneve.hu)
    • Ha minden eszközön ugyanazt szeretnénk látni
    • Ha sokat utazunk is, ez a legmegfelelőbb
    • Ha sok a levelünk, s szeretnénk ha a szerver besegítene a válogatásba

A fentiek miatt mi az IMAP használatát javasoljuk. Előnyei messze fontosabbak a hátrányoknál a mindennapokban.